10.08.2025
ELEKTRONİK TİCARİ DEFTER SİSTEMİ
(ETDS) UYGULAMASI - 1
Bilindiği üzere bilanço esasına göre defter tutan ticaret şirketlerinin ( Kollektif, komandit, anonim, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketler ile kooperatifler) işletmelerin muhasebesi ile ilgili olan ve Vergi Usul Kanunu kapsamında da bulunan Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir defteri (Büyük Defter) ve Envanter Defteri Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığı tarafından müştereken yayınlanan 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında elektronik ortamda tutulabilmekte ve söz konusu Genel Tebliğde belirtilen defterlerin elektronik ortamda tutulmasına ilişkin usul ve esaslar detaylı olarak açıklanmaktadır.
a) Pay Defteri,
b) Yönetim Kurulu Karar Defteri,
c) Müdürler Kurulu Karar Defteri,
d) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Ayrıca Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü’nce söz konusu uygulamanın muhataplarınca rahat anlaşılmasını sağlamak üzere 100 SORUDA ELEKTRONİK TİCARİ DEFTER SİSTEMİ (ETDS) dokümanını elektronik ortamda hazırlayarak tüm kamuoyu ile paylaşılmıştır.
1- Elektronik Ticari Defter Sistemi Nedir?
Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ’de (çalışmamızın bundan sonraki bölümlerinde kısaca TEBLİĞ olarak da belirtilebilecektir.) belirtilen Ticaret şirketlerinin;
a) Pay Defteri,
b) Yönetim Kurulu Karar Defteri,
c) Müdürler Kurulu Karar Defteri,
d) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
ve bu defterlere yapılan kayıtların elektronik ortamda oluşturulmasına, tutulmasına, saklanmasına ve ibrazına imkân sağlayan ve Bakanlık tarafından oluşturulan sistemi ifade eder.
2- ETDS hangi şirketleri kapsamaktadır?
ETDS, ticaret şirketi olarak kabul edilen kollektif, komandit, anonim, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketler ile kooperatifleri kapsamaktadır.
3- Elektronik Ticari Defter Sistemi Tebliği hangi tarihten itibaren yürürlüğe girmektedir?
İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ 14.02.2025 tarih ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmış olmakla birlikte, Tebliğin yürürlük tarihi Mezkûr Tebliğin 17’nci maddesi uyarınca 1 Temmuz 2025 olarak belirtilmektedir. Bu nedenle, kapsama dahil bulunan şirketler, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterini 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren elektronik defter olarak tutabileceklerdir.
4- Hangi şirketler ne zamandan itibaren ETDS kapsamındaki defterlerini elektronik ortamda tutmak zorundadır?
TEBLİĞ’in 5 inci maddesinin (1) inci fıkrası uyarıca; aşağıda sayılan şirketler bu Tebliğ hükümleri uyarınca defterlerini elektronik ortamda tutmaları zorunludur:
a) 1/1/2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen şirketler.
b) 15/11/2012 tarihli ve 28468 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Anonim ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine ve Kuruluşu ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğin (İlgili Genel Tebliğe https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2012/11/20121115-14.htm linkinden erişilebilmektedir) 5 inci maddesinin birinci fıkrasında sayılan anonim şirketler (TEBLİĞ’in yürürlük tarihi olan 1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren):
◻ Bankalar,
◻ Finansal kiralama şirketleri,
◻ Faktoring şirketleri,
◻ Tüketici finansmanı şirketleri,
◻ Kart hizmetleri şirketleri,
◻ Varlık yönetim şirketleri,
◻ Sigorta şirketleri,
◻ Anonim şirket şeklinde kurulan holdingler,
◻ Döviz büfesi işleten şirketler,
◻ Umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler,
◻ Tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri,
◻ Ürün ihtisas borsası şirketleri,
◻ Bağımsız denetim şirketleri,
◻ Gözetim şirketleri,
◻ Teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri,
◻ 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler
◻ Serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler
Yapılan bu açıklamalar uyarınca
1- Kuruluşu ticaret siciline 1/1/2026 tarihinden önce tescil edilmiş/edilecek olan şirketler
ve
2- (b) bendinde sayılan anonim şirketler DIŞINDAKİ şirketler (1.1.2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilenler hariç) ETDS kapsamında bulunan defterlerinin elektronik ortamda oluşturulma, tutulma, saklanma ve ibrazı İHTİYARİ’dir.
Bir başka ve özet ifadeyle; 1/1/2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilecek tüm ticaret şirketleri ETDS kapsamına zorunlu olarak girecek ancak bu tarihten önce tescil edilmiş olan fakat (b) bendinde sayılmayan anonim şirketler ise ETDS ne dahil olmaları İSTEĞE BAĞLI olacaktır.
5- Elektronik ortamda tutulabilecek defterleri şirket türleri itibariyle nasıl gruplandırabiliriz?
ETDS kapsamında elektronik ortamda tutulabilen işletmelerin muhasebesi ile ilgili olmayan defterleri Şirket Türleri itibariyle aşağıdaki şekilde gruplandırabiliriz:
Kollektif şirketlerin tutması gereken defter:
◻ Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Adi komandit şirketlerin tutması gereken defter:
◻ Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Anonim şirketlerin tutması gereken defter:
◻ Pay Defteri
◻ Yönetim Kurulu Karar Defteri
◻ Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Limited şirketlerin tutması gereken defter:
◻ Pay Defteri
◻ Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
(Limited şirketler ayrıca ihtiyari olarak Müdürler Kurulu Karar Defteri tutabilir ancak bu defteri tutmuyorsa müdürler kurulu kararlarını Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri içerisinde tutar)
Sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin tutması gereken defter:
◻ Pay Defteri
◻ Yönetim Kurulu Karar Defteri
◻ Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Kooperatiflerin tutması gereken defter:
◻ Pay Defteri
◻ Yönetim Kurulu Karar Defteri
◻ Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
6- ETDS’de ne tür işlemler yapılabilir?
ETDS, ticaret şirketlerinin pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterinin ve bu defterlere yapılan kayıtların elektronik ortamda oluşturulmasına, tutulmasına, saklanmasına ve ibrazına imkân sağlamaktadır.
Şirket ortaklarına ilişkin mevzuatın aradığı tüm bilgiler ve bunlardaki değişiklikler ETDS’de oluşturulan pay defterinde kayıt altına alınabilir ve buradan takip edilebilir.
Yönetim kurulu, müdürler kurulu ile genel kurul tarafından alınan kararlar ETDS’de yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinde depo edilebilir.
ETDS, şirket tarafından yetkilendirilen kişilerin elektronik defterleri görüntüleyebilmesine ve kayıt oluşturabilmesine; aynı zamanda sistemde oluşturulan kayıtlar ve depo edilen kararların doğrulanabilir belge niteliğinde örnek oluşturulmasına imkân sağlar.
7- ETDS’ye hangi kanallar üzerinden erişim sağlanır? ETDS’nin internet olmadan çevrimdışı kullanımı mümkün müdür?
ETDS’ye Ticaret Bakanlığı tarafından sunulan etds.ticaret.gov.tr adresinden erişim sağlanmaktadır. ETDS’ye internet tarayıcıları üzerinden erişilebilmektedir, çevrimdışı kullanımı mümkün değildir.
8- ETDS’ye hangi yöntemlerle giriş yapılır?
ETDS’ye e-Devlet üzerinden elektronik imza, mobil imza veya internet bankacılığı yöntemlerinden biri kullanarak giriş yapılabilmektedir.
9- Şirketler kendi elektronik defter sistemini oluşturabilir mi?
Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ETDS üzerinden oluşturulabilir. Mevzuatta şirketlerin kendilerine özgü ayrı bir elektronik defter sistemi oluşturmaları öngörülmemiştir.
10- ETDS kullanımı herhangi bir ücret veya harca tabi midir?
Tacirin iş ve işlemlerinde dijital uygulamaların kullanılmasının yaygınlaştırılması amacıyla Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ETDS ücretsiz bir kamu hizmeti olarak sunulmaktadır.
Defterlerini elektronik ortamda tutmakla yükümlü kılınan şirketler ile ihtiyari olarak defterlerini elektronik ortamda tutmak isteyen şirketlerin defterleri ücretsiz olarak ETDS’de oluşturulur ve burada gerçekleştirilen işlemler bakımından herhangi bir ücret veya harç aranmaz.
11- ETDS üzerinden oluşturulan defterlerde işlem yapma yetkisi kime aittir?
ETDS üzerinden oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirketin yönetim organı veya yönetici ortakları tarafından belirlenen sistem kullanıcısına aittir.
12- ETDS’de işlem yapacak olan sistem kullanıcısının elektronik imza bulundurma zorunluluğu var mıdır?
Sistem kullanıcısı e-Devlet üzerinden ETDS’ye elektronik imza, mobil imza veya internet bankacılığı yöntemlerinden biriyle giriş yapmasının ardından yetkili olduğu şirket ve defter türünü seçerek işlem yapabilir.
13- ETDS’ye kimlerin erişim yetkisi bulunmaktadır?
İlgili kanunlar uyarınca yetkili kılınmış mercilerin erişim yetkileri saklı kalmak kaydıyla ETDS’ye yalnızca şirketin yetkilendirdiği kişilerin erişim yetkisi bulunmaktadır.
14- Sistem kullanıcısı nedir? Kimler kullanıcı olabilir?
Sistem kullanıcısı, ETDS’de işlem yapabilmesi için şirket tarafından yetkilendirilen gerçek kişidir. Sistem kullanıcısı olarak yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler belirlenebilir.
15- Yabancı uyruklu kişi/kişilerin sistem kullanıcısı olarak belirlenmesi mümkün müdür?
Yabancı uyruklu kişiler de sistem kullanıcısı olarak belirlenebilir.
16-E-Devlet hizmetini kullanamayan yabancıların ETDS’ye girişi ne şekilde olacaktır?
Yabancı kimlik numarası veya mavi kart sahibi olmayan ve sistem kullanıcısı olarak belirlenen kişiler için e-Devlet dışında ETDS üzerinden giriş yapabilmelerine imkân sağlayan ayrı bir giriş alanı bulunmaktadır.
Bu kişilerin söz konusu alandan ETDS’ye giriş yapabilmeleri için noterler veya ticaret sicili müdürlükleri aracılığıyla vergi kimlik numarası veya pasaport numarası, mail adresi ile uyruk bilgilerinin sisteme tanımlanmış olması gerekmektedir.
Bu işlemin ardından kişi, sayılan bilgileriyle ETDS ekranından giriş için işlemlerini başlatır ve mail adresine gelen doğrulama kodunun sisteme girilmesiyle giriş işlemi gerçekleşir.
Bu aşamada kişinin güncel ve aktif bir mail adresinin kullanılabilir olması önem arz eder.
17- Sistem kullanıcısının Türkiye’de yerleşik olması gerekmekte midir?
Sistem kullanıcısı olunabilmesi için Türkiye’de yerleşik olma şartı bulunmamaktadır.
18- Sistem kullanıcısının yetkileri nelerdir?
ETDS’de oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirketin yönetim organı veya yönetici ortakları tarafından yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler arasından belirlenecek sistem kullanıcısına aittir.
Sistem kullanıcısı şirket tarafından verilen yetki çerçevesinde elektronik ortamda oluşturulan defterlerde kaydetme, görüntüleme, değişiklik yapma ve silme yetkilerini kullanabilir.
19- Kaydetme, güncelleme, silme ve görüntüleme şeklinde tanımlanan yetki türleri ne anlama gelmektedir?
Kaydetme: ETDS’de yer alan defterlere bir olgunun ilk kez kaydedilmesi veya bir kararın yüklenmesidir. Bu işlem pay defteri bakımından sisteme bilgi ögesinin girilerek kaydedilmesi şeklinde olabileceği gibi yönetim kurulu karar defterine karar örneğinin yüklenerek kayıt altına alınması şeklinde de olabilir.
Güncelleme: ETDS’ye daha önce kaydedilmiş bir bilgi ögesinin güncellenmesidir. Örneğin pay defterinde kayıtlı bir pay sahibinin iletişim bilgilerinin güncellenmesi gibi…
Silme: ETDS’de yer alan bilgi ögelerinin veya kayıtların kaldırılması işlemidir. Ancak sistemde gerçekleştirilen bu işlemle bilgi ögeleri veya kayıtlar tamamen yok edilmemekte sadece arka plana aktarılmaktadır. Bu işlemin yapılmasında kullanıcının silme işlemine yönelik gerekçelerini içeren açıklamalarını da sisteme kaydetmesi beklenir. ETDS’de yer alan tüm işlemler tarihsel olarak kayıt altına alınmakta olup, silme işleminin ardından bu işlem de pasif ekranda arka planda açıklamalarla birlikte takip edilebilmektedir.
Görüntüleme: ETDS’de yer alan bilgi ögelerinin veya kayıtların yetki sahibi kişilerce incelenebilmesine imkân sağlayan bir işlemdir.
20- Sistem kullanıcısının yönetim organı dışından kişiler arasından belirlenmesi halinde defterlerin tutulması bakımından yönetim organının hukuki sorumluluğu var mıdır?
Şirketler, sistem kullanıcısının ETDS üzerindeki işlemlerini düzenli olarak kontrol etmek ve yetkisiz işlemleri önlemek için gerekli tedbirleri almakla yükümlüdür.
Sistemde oluşturulan defterlere yapılan kayıtların doğruluğu ile kayıtlar arasında oluşabilecek farklılıkların meydana getirebileceği zararlardan şirket yönetim organı üyeleri ve yöneticilerin sorumluluğu hakkında 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümleri uygulanır.
21- Sistem kullanıcısı belirlemesi yapıldıktan sonra, yönetim organı üyeleri/yönetici ortakların elektronik ortamda tutulan defterleri istedikleri zaman görüntüleme imkânı olacak mıdır?
Hayır, tüm yönetim organı üyeleri/yönetici ortakların defterleri görüntüleme yetkisini haiz olması isteniyorsa bu yetkinin kendilerine tanımlanması gerekmektedir.
Söz konusu görev ve yetkiler kişilere doğrudan defterlere erişim imkânı vermemektedir. ETDS’de belirlenen yetkilerin kullanılabilmesi için İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ ekinde yer alan (https://resmigazete.gov.tr/eskiler/2025/02/20250214-7-1.pdf) örneğe uygun olarak düzenlenen kararla yetki belirlemesinin yapılması ve bunun ETDS’ye tanımlanması gerekmektedir.
22- Sistem kullanıcısı ve kullanıcının yetkileri nasıl belirlenir?
Sistem kullanıcısı ve kullanıcının yetkileri, şirketin kuruluşunda 14/02/2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ ekinde (Ek-1) yer alan (https://resmigazete.gov.tr/eskiler/2025/02/20250214-7-1.pdf) örneğe uygun olarak fiziki ortamda hazırlanan veya Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) üzerinden elektronik ortamda oluşturulan ve şirket sözleşmesinde belirlenen yönetim organı üyeleri veya yönetici ortakların tamamı tarafından onaylanan bir belgeyle belirlenir.
Sistem kullanıcısıyla ilgili yapılacak değişiklikler için ise, şirketin yönetim organı veya yönetici ortaklarının 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve şirket sözleşmesine uygun şekilde alacakları bir kararı içeren belgeyle (Ek-2) (https://resmigazete.gov.tr/eskiler/2025/02/20250214-7-1.pdf) notere veya ticaret sicili müdürlüğüne başvuru yapılır. Başvuru üzerine kullanıcının yetkilerinde değişiklikler sistemde kaydedilir.
23- Sistem kullanıcısının elektronik ortamda yetkilendirilmesi mümkün müdür?
14/02/2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğin 15 inci maddesinin birinci fıkrasının (c) bendinde Ticaret Bakanlığı’nın sistem kullanıcısında yapılacak değişikliklerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesi amacıyla usul ve esasları belirlemeye yetkili olduğu ifade edilmektedir.
ETDS’nin ilk versiyonunda yalnızca kuruluş işlemlerinde sistem kullanıcısının elektronik ortamda tanımlanması imkanı getirilmekle birlikte, halihazırda kurulu bulunan bir şirkete sistem kullanıcı tanımlanması veya sistem kullanıcısı değişikliklerinde böyle bir imkân bulunmamaktadır.
24- Sistem kullanıcısının yetkisi nasıl sona erdirilir?
Sistem kullanıcısının yetkileri, şirketin yönetim organı veya yönetici ortaklarının 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve şirket sözleşmesine uygun şekilde alacakları bir kararı içeren belgeyle (Ek-2) (https://resmigazete.gov.tr/eskiler/2025/02/20250214-7-1.pdf) notere veya ticaret sicili müdürlüğüne yapılacak başvuru üzerine sona erdirilir.
25- Fiziki ortamda defterlerini tutmakta iken defterlerini elektronik ortamda tutma yükümlülüğü kapsamına giren veya ihtiyari olarak defterlerini elektronik ortamda tutmak isteyen şirketler sisteme ilk geçişlerinde sistem kullanıcısını noter yerine ticaret sicili müdürlüğünde belirleyebilir mi?
Hayır. Önceden defterlerini fiziki ortamda tutmakta iken zorunlu veya ihtiyari olarak defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayacak olan şirketin sistem kullanıcısını noterde belirlemesi gerekmektedir. Çünkü bu şirketler yönünden var olan ve o güne kadar tutulmuş olan ticari defterlerin noterce kapanış onayının gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Elektronik ortamda defter tutmaya başladıktan sonra sistem kullanıcısında yapılacak sonraki değişiklikler ise noterde veya ticaret sicili müdürlüğünde gerçekleştirilebilir.
MAKALENİN 2.BÖLÜMÜNÜ OKUMAK İÇİN
* * *
